GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

Escrito por: concesur el 16 septiembre, 2019

Grupo Concesur ha apostado definitivamente por la digitalización de sus procesos.

La gestión documental es la manipulación eficiente en un repositorio centralizado de todo el volumen de documentos en formato electrónico con el objetivo de reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información.

En Grupo Concesur la hemos centrado en 3 grandes bloques:

  1. Área Administración: todas las facturas de nuestros proveedores son archivadas y certificadas a través del gestor documental lo que nos permite reducción del espacio físico de almacenamiento y del tiempo empleado en las búsquedas y otras tareas.

Todas las facturas son aceptadas por el responsable que solicitó el bien o servicio y todo queda archivado a través del sistema de Work-flow lo que nos permite la optimización de procesos y flujos de trabajo.

 

  1. Área Administración Comercial: toda la documentación de los expedientes de la venta de los vehículos quedarán escaneadas y certificadas sin la necesidad de tener que tener los expedientes físicos, como hasta ahora.

En el departamento de comercio digital, como no podía ser de otra forma, entre otras se están implementando sistemas de automatización de marketing que permitirá gestionar el contacto digital con el cliente en todas sus casuísticas y que posibilitará explotar el leads de manera excelente.

 

  1. Área Post-Venta: En la postventa ya se trabaja con la gestión digital de documentos. El cliente firma en digital órdenes, contratos de alquiler, RGPD…a muy corto plazo nada será gestionado en papel.

Este tipo de herramientas permitirá entre otras cosas obtener nuevos Kpi’s, automatizar comunicaciones internas y con el cliente y mejorar notoriamente la información del estado de las reparaciones en cada momento.

 

Asimismo, durante este año se han puesto en marcha importantes proyectos en esta dirección con la finalidad de convertirnos en un concesionario totalmente digitalizado.

A grandes rasgos y a modo de ejemplo entre los más representativos están:

 

La puesta en marcha de los sistemas de gestión de impresión (la nueva tarjeta de impresión) que ya muchos de vosotros disfrutáis que nos permiten ganar en movilidad, en privacidad y optimizar costos.

 

Las Salas de Concesur y Fervial se han dotado de sistemas de reuniones virtuales y todos nuestros equipos cuentan con software que posibilitan las vídeo conferencias lo que permite mantener una reunión virtual en cualquier momento.

 

La transformación digital debe calar entre nosotros no solo en lo referido al papel, si no que debemos reorganizar nuestros métodos de trabajo y estrategias para obtener más beneficios gracias a la digitalización de procesos y a la implementación dinámica de las nuevas tecnologías.

 

Si actuamos de acuerdo a esta última reflexión conseguiremos automatizar procesos, minimizar costos, mejoraremos la comunicación, romperemos fronteras geográficas y maximizaremos la eficiencia.